Het sourcen en valideren van een kritische grondstof
Sommige uitdagingen lijken op het eerste gezicht eenvoudig, maar blijken in de praktijk een stuk complexer. In de rubriek “Easier said than done” nemen we u mee achter de schermen van projecten waarbij het vinden van de juiste oplossing allesbehalve vanzelfsprekend is. Hoe zorgen we ervoor dat we niet alleen aan de technische specificaties voldoen, maar ook aan de verwachtingen van de klant? Ditmaal belichten we de uitdaging van het sourcen en valideren van een kritische grondstof.
De klantvraag: het inkopen van een kritische grondstof
Via contacten in de markt herkennen we een kans om producten te maken voor een bedrijf. Voordat wij in aanmerking kwamen om hierop in te spelen, moesten we eerst de kwaliteits- en prestatietest door: van het aanleveren van samples en uitvoerig testen tot prijsafstemming, eerste productie en zorgvuldige levering.
De inkoop van grondstoffen, die niet alleen uit Nederland maar ook uit andere Europese landen komen, maakte onderdeel uit van deze nieuwe samenwerking. Omdat wij één van de benodigde grondstoffen al op voorraad hadden, konden we onze inkoopcondities hier toepassen.
Binnen vijf maanden vonden de eerste leveringen plaats. Dat succes leidde tot vervolgvragen over andere producten. Eén van die producten vereiste echter een specifieke kritische grondstof die niet langer beschikbaar was bij de oorspronkelijke leverancier. En dus kwam de vraag: “Kunnen jullie deze grondstof voor ons inkopen?”
De uitdaging: een kritische grondstof, strenge eisen
De gewenste grondstof bleek niet langer leverbaar bij de bekende leverancier in China. Er moest een alternatief worden gevonden dat voldeed aan strikte specificaties, zoals pH, viscositeit en korrelgrootte. En een marktconforme prijs.
Daarnaast moest de grondstof worden getest onder hoge druk en bij een temperatuur boven de 100 °C; een test die de meeste Chinese leveranciers niet kunnen uitvoeren. Dit waarborgt de kwaliteit van de grondstof voor de toepassing in het eindproduct.
Ook stelden we als criterium dat dezelfde batchnummers gebruikt moeten worden als die van de goedgekeurde samples. Daarmee borgen we dat de geleverde grondstof volledig overeenkomt met de geteste en goedgekeurde sample. Dit betekent dat batchnummers dus gereserveerd moeten worden. Niet iets wat standaard mogelijkheid is.
Onze aanpak: van zoektocht tot validatie
Onze Proces Coördinator startte, in samenspraak met Strategisch Inkoop, een intensieve zoektocht naar een geschikte leverancier in China. Via uitgebreid online onderzoek én gebruik makend van zijn netwerk werden meerdere contacten gelegd.
Sourcing
Met elke potentiële leverancier werd uitvoerig gekeken naar het productieproces, voorraden en kwaliteit. Er werden specificaties en MSDS’en uitgewisseld en samples opgevraagd voor interne testen. Bij het eerste contact vroegen we direct of batchnummers gereserveerd konden worden, zodat we zeker weten dat de grondstof uit dezelfde batch komt als het sample. Dit was een vereiste om verder in gesprek te gaan.
Kwaliteitschecks
Ook werd gevraagd of men de grondstof kon testen onder hoge druk en bij een temperatuur boven de 100 °C. Zoals verwacht kon geen enkele geschikte leverancier deze test uitvoeren. Om de kwaliteit van de grondstof zelf te kunnen verifiëren, investeerden we daarom in een testopstelling waarmee viscositeitstesten tot 138 °C mogelijk zijn. Dit is essentieel om de juiste grondstof te selecteren en de betrouwbaarheid van de leverancier te kunnen garanderen.
Het sample werd getest op druk en viscositeit. Hiervoor is een Certificate of Analysis opgeteld. Door middel van het uitvoeren van een druk-en viscositeitstest wordt de leverancier gevalideerd.
Lange doorlooptijd vraagt om goede planning van bestellen en levering
Om de traceerbaarheid te waarborgen, lieten we de batchnummers van de goedgekeurde samples reserveren voor de eerste container levering. De eerste container van 12.750 kilo werd verscheept naar Rotterdam (een transport van 45 dagen). Omdat de totale doorlooptijd van sample tot productie circa 60 dagen bedroeg, vergde dit een strakke planning en nauwe afstemming met de klant.
De forecast van de klant is gekoppeld aan projecten, waardoor de vraag sterk kan fluctueren. Vooruitdenken is essentieel omdat de doorlooptijd van het afsturen van een sample tot levering van de container met grondstof 60 dagen duurt. Daarom ontwikkelden we een voorraadstrategie. Door in piekperiodes extra voorraad van het omgepakte product aan te houden, kunnen we flexibel en snel leveren. Ook bij onverwachte vraagstijgingen.
Het resultaat: betere kwaliteit en betrouwbare levering
Na een traject van bijna twee jaar leverden we de eerste batch van het product aan de klant. De nieuwe grondstof voldeed niet alleen ruimschoots aan de specificaties, maar bleek zelfs van betere kwaliteit dan die van de oorspronkelijke leverancier. De klant sprak zijn waardering uit voor de constante kwaliteit, leverbetrouwbaarheid en marktconforme prijs. Dankzij onze investering in testapparatuur, logistieke planning en voorraadbeheer konden we niet alleen aan de vraag voldoen, maar ook sneller inspelen op veranderingen in vraag en aanbod.
Het sourcen en valideren van een kritische grondstof. Easier said than done!
Hoe kunnen we u helpen?
Ons team staat klaar voor uw contract & toll manufacturing vraagstuk. Benieuwd hoe wij u kunnen helpen? Neem vrijblijvend contact op.
Liever zelf kijken?
Bekijk welke specialisaties wij in huis hebben om te helpen bij uw uitdaging.